Zaczyna się niewinnie – list polecony z Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego. W środku informacja o wykroczeniu: przekroczenie prędkości, zarejestrowane przez fotoradar. Na zdjęciu – auto na firmę. Nie ma twarzy kierowcy, nie ma sygnatury sądowej, tylko pouczenie i formularz. Czas leci. Trzeba zareagować. Co zrobić kiedy mandat przychodzi na firmowe auto?
Jeśli auto jest zarejestrowane na firmę, to adresatem jest przedsiębiorca – spółka, działalność jednoosobowa albo leasingodawca, jeśli to leasing. I tu zaczyna się pytanie: kto faktycznie prowadził? I kto ponosi konsekwencje?
Mandat na firmowe auto? Trzy opcje do wyboru
W formularzu GITD (albo z lokalnego urzędu, jeśli to straż miejska) są trzy opcje:
- Wskazanie kierowcy, który prowadził pojazd.
- Przyjęcie mandatu przez właściciela firmy jako domniemanego kierującego.
- Odmowa wskazania – z konsekwencją grzywny.
W teorii sprawa prosta. W praktyce? Zależy od układu w firmie. Jeśli samochód jest przypisany konkretnemu pracownikowi, sprawa bywa szybka – dane kierowcy, potwierdzenie i mandat trafia bezpośrednio do niego. Ale jeśli auto to „wspólne dobro”, używane przez kilka osób, to robi się miękko. A odpowiedzialność spada na firmę.
Szef płaci za pracownika? Czasem tak
W wielu mikrofirmach to szef (czyli właściciel działalności) bierze mandat na siebie – z wygody albo z braku możliwości wskazania kierowcy. W spółkach wygląda to inaczej – wtedy najczęściej trzeba wskazać użytkownika. Jeśli firma tego nie zrobi, grozi jej grzywna za „niewskazanie sprawcy wykroczenia”. Ta może być dotkliwa – do 8 tys. zł w przypadku GITD, do 5 tys. zł w sądzie.
Warto wiedzieć: odpowiedzialność karna i wykroczeniowa nie przechodzi automatycznie na firmę. Firma jako osoba prawna może odpowiadać za „nieudzielenie informacji”, ale nie za samo wykroczenie. To różnica, która kosztuje – literalnie.
Zmiany w OC w 2025 roku. Co zmieni CEPiK i system punktów karnych?
A leasing? A auto w abonamencie?
Gdy samochód jest leasingowany, pierwszy list trafia do leasingodawcy. Ten z kolei przekazuje dane klienta – firmy użytkującej auto. A ta już musi wskazać kierowcę.
Problem zaczyna się wtedy, gdy firma nie prowadzi ewidencji użytkowania auta. Często nikt nie pamięta, kto jechał. Czasem – nikt nie chce się przyznać. W dużych flotach to częste. Wtedy pojawia się pokusa: „zapłacimy mandat, żeby zamknąć temat”. Ale w przypadku wykroczeń drogowych nie płaci się „za wykroczenie” jako firma – tylko jako konkretna osoba. Mandatu nie można „przepisać” na firmę. Można tylko wskazać winnego – albo nie wskazać, i wtedy firma ponosi karę za odmowę wskazania.
Nie wskazujesz? Dostajesz więcej
W 2024 roku sporo firm „testowało” trzecią opcję – nie wskazywać. Ale GITD nie odpuszcza. Grzywny administracyjne za brak współpracy trafiają już nie do kierowców, tylko bezpośrednio do przedsiębiorstw. Są ściągane przez urzędy skarbowe. I często są wyższe niż sam mandat za prędkość.
Co ciekawe, sądy różnie patrzą na sprawy „niewskazania kierowcy”. Czasem przyznają rację firmom, które nie mają formalnej możliwości ustalenia kierowcy – ale muszą to udowodnić. W praktyce oznacza to prowadzenie rejestru użytkowania auta, GPS, zapisy w CRM. Bez tego – kara.
Jak robią to floty i duże firmy
W dużych firmach działają procedury: każdy użytkownik pojazdu jest wpisany w ewidencję, a GPS lub logbook rejestruje trasę. Kierowca podpisuje regulamin, że w razie wykroczenia ponosi odpowiedzialność. To formalność – ale skuteczna. Wtedy mandat trafia do konkretnej osoby, a firma nie ponosi kosztów.
W niektórych firmach stosuje się też wewnętrzne rozliczenia – pracownik pokrywa karę z wynagrodzenia, na podstawie zgody wyrażonej wcześniej. To legalne, ale tylko jeśli nie łamie zasad prawa pracy.
Co można zrobić z głową
- Prowadź ewidencję użytkowników aut – nawet prosty Excel z datą i nazwiskiem dużo ułatwia.
- Nie ignoruj pism z GITD – termin 7 dni na odpowiedź to nie żart.
- Nie przyjmuj mandatu na „ślepo” – punkty karne idą na konto osoby fizycznej, nie firmy.
- Wprowadź regulamin korzystania z pojazdów służbowych – podpisany przez pracowników, z zasadami odpowiedzialności.
- Zastanów się nad monitoringiem lub GPS – zwłaszcza przy kilku kierowcach.
Mandat to nie faktura!
W firmowej księgowości mandat nie jest kosztem. Nie wrzucisz go w koszty uzyskania przychodu, nie odliczysz VAT-u. To prywatna odpowiedzialność osoby, która popełniła wykroczenie – albo firmy, która nie dopełniła obowiązku wskazania kierującego. Dlatego warto wiedzieć, co, kto, kiedy i dlaczego.
W teorii – sprawa prosta. W praktyce – jeśli nie ma zasad, zawsze ktoś „dostaje rykoszetem”. I zwykle jest to ten, kto nie czytał dokładnie listu z GITD.
